Diktat-Workflow mit Spracherkennung

Diktat-Workflows sind fester Bestandteil des Arbeitsalltages von Kliniken, Arztpraxen und Rechtsanwaltskanzleien: Der Autor zeichnet das Diktat auf, das Sekretariat hört es anschließend ab, erstellt das Textdokument und lässt es bei Bedarf korrigieren. Abschließend prüft es der Autor fachlich – erst dann ist das Dokument fertig. Ein aufwendiger Prozess, der viel Zeit und Ressourcen erfordert.

Lesen Sie im neuen Blogbeitrag, wie die Spracherkennung den Workflow beschleunigt und Kosten spart.


Foto by Nuance

Tippen Sie noch oder diktieren Sie schon?

Wussten Sie, dass selbst geübte Schreibkräfte 30-40 Minuten brauchen, um ein 10-minütiges Diktat zu tippen? Eine Spracherkennungssoftware setzt Diktate sofort in Textform um und spart Ihnen den Umweg über die Tonspur – entweder entsteht der Text sofort während des Diktats (direktes Diktat / Online-Diktat) oder nachträglich. Das Diktat wird dabei im Hintergrund entweder über ein digitales Diktiergerät oder über einen Rekorder in der Workflowsoftware des Computers aufgezeichnet und von einem Umsetzungsplatz verarbeitet.

Alle Anbieter digitaler Diktiersystemen bieten eine Schnittstelle zur Spracherkennung an, sodass sich diese in kurzer Zeit integrieren lässt. Spracherkennung löst so entweder den analogen Diktat-Workflow ab oder wertet einen bereits vorhandenen Workflow auf und ergänzt ihn.


Da das Diktat als fertiges Textdokument im Sekretariat oder im zentralen Schreibbüro ankommt, müssen die Schreibkräfte es nur noch korrigieren: Das reduziert die Bearbeitungszeit im Idealfall um 20 bis 30 Minuten pro 10 Minuten Diktat, denn das Abtippen hat bereits die Spracherkennungssoftware übernommen.

Weiterer Pluspunkt: Die vom Sekretariat vorgenommenen Korrekturen übernimmt die Spracherkennung, sodass einmal korrigierte Erkennungsfehler im Folgenden nicht mehr auftreten.

Welches Equipment ist erforderlich?

  • Ein digitales Diktiergerät oder ein Mikrofon, das die Sprache im Computer aufnimmt
  • Eine Software zum Aufnehmen und Versenden der Diktate ins Sekretariat
  • Eine Software zum Abspielen und Korrigieren der Diktate im Sekretariat
  • Eine Spracherkennungslizenz pro Sprecher (Schreibplätze sind lizenzfrei)
  • Eine Netzwerkverbindung zwischen Autor- und Schreibarbeitsplatz sowie Netzwerkspeicher zum Speichern der Diktate


Einen Diktat-Workflow bieten zum Beispiel Speech Processing Solutions (Ex-Philips, SpeechExec Pro und Enterprise), Olympus (Olympus Dictation Management System) und Sonic Labs (dns.comfort) an. Auch einige Kanzlei-Verwaltungssysteme beziehungsweise Krankenhausverwaltungssysteme haben bereits einen Diktat-Workflow integriert oder bieten ihn als Zusatzmodul an (Advoware/Advovoice, RA Micro/DictaNet). Das sind beliebte Geräte:

  • Philips SpeechMike
  • Olympus RecMic
  • Philips Digital Pocket Memo
  • Olympus DS 9000 und 9500

Die Spracherkennungssoftware liefert in der Regel die Dragon Professional Group oder die Dragon Legal Group von Nuance. Deutschlandweit gibt es zahlreiche Fachhändler mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

Vom Diktat zum fertigen Textdokument

Was würden Sie schätzen: Überwiegen die Erkennungsfehler bei der Spracherkennung oder die Tippfehler der Schreibkraft?

Im direkten Vergleich gewinnt die Spracherkennung, denn sie erzeugt beim direkten Diktat (Online-Diktat) weniger Erkennungsfehler als eine Schreibkraft Tippfehler. Da der Autor das Dokument ohnehin prüft, kann er die wenigen Erkennungsfehler sofort korrigieren. Das bringt einige Vorteile mit sich:

  • Enorme Zeitersparnis bis zur endgültigen Fertigstellung des Dokuments
  • Kostenersparnis durch Verzicht auf Korrekturkräfte
  • Erhöhte Flexibilität bei der Erstellung von Schriftsätzen, da Sie keine Rücksicht auf Arbeitszeiten des Sekretariats nehmen müssen

 

Ihr Equipment für das Direkt-Diktat

  • Ein Mikrofon oder Headset, das die Sprache aufnimmt
  • Eine Spracherkennungslizenz pro Sprecher

Weiterer Pluspunkt: Beim Direkt-Diktat ist keine Aufzeichnung von Tondateien erforderlich – es kann deshalb bei Cloudprodukten wie Dragon Professional Anywhere auf vergleichsweise leistungsschwachen Rechnern erfolgen. Das steigert die Flexibilität, da Sie Diktate ohne weiteres Zubehör unterwegs, zuhause oder vor Gericht aufzeichnen können.

Selbstverständlich können Sie Diktate, die Sie auf einem Gerät begonnen haben, auf einem anderen Gerät öffnen und weiterführen.

Spracherkennung verbessert den Diktat-Workflow

Der Mehrwert von Spracherkennung für Arztpraxen, Kliniken und Unternehmen jeder Art liegt auf der Hand: Verbesserte und effizienter umsetzbare Prozesse. Die gesamte Dokumentation kann in nur einem Arbeitsgang erledigt und validiert werden. Sobald ein Autor beginnt zu diktieren, erscheint der Text sofort im Programm und kann gleichzeitig angepasst und korrigiert werden. Dadurch entfallen überflüssige Arbeitsschritte. Die Prozessoptimierungen kommen ebenfalls der Verwaltung der Klinik oder Kanzlei zugute: Diese muss die diktierten Texte weder transkribieren noch korrigieren.

Die Implementierung von Spracherkennung geht initial mit einem Mehraufwand einher, denn eine Einarbeitung durch entsprechende Anwenderschulungen und eine gewisse Gewöhnungszeit an den Umgang mit der Technik ist notwendig. Der Aufwand lohnt sich: Schon nach wenigen Wochen ist die wertvolle Zeitersparnis im Alltag spürbar.

 


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